Blogi: Perustuvatko kunnissa tehtävät päätökset ajantasaiseen tietoon?

Kevään kuntavaalit siirtyivät, mutta monissa kunnissa kuntastrategioiden valmistelu rullaa jo hyvässä vauhdissa. Viranhaltijoilla ja tulevilla kuntien valtuustoilla on poikkeuksellisen iso työ edessään, kun ne rakentavat strategioita koronanviruksen mullistamassa uudenlaisessa tilanteessa. Vuonna 2015 voimaan tulleen uuden kuntalain mukaan kunnassa täytyy olla kuntastrategia, jonka tulee perustua arvioon kunnan nykytilanteesta ja tulevista toimintaympäristön muutoksista sekä niiden vaikutuksista kunnan tehtävien toteuttamiseen. Nyt jos koskaan on siis tarve ajantasaiselle ja syvälliselle tilannekuvalle ja tarkalle yhteiselle suunnan tulkinnalle.

Iso kysymys on se, nähdäänkö kuntastrategian päivitys rutiinitoimena ja rituaalina, joka vain kuljetetaan turvallisesti maaliin ilman sen kummempaa debattia ja syventymistä muutosten äärelle. Toinen tärkeä kysymys on, perustuvatko strategia ja sen seuranta sekä tulevat päätökset jatkuvasti päivittyvään ja ajantasaiseen tietoon.

Toteuttamamme valtakunnallisen kuntakyselyn mukaan hieman huolestuttava viesti oli, että jopa 15 % kyselyyn vastanneesta 2 600 kuntapäättäjästä ja johtavasta viranhaltijasta näkee, ettei kuntaa koskevassa päätöksenteossa käytetä viimeisintä tutkittua tai tilastoitua tietoa. Huojentava viesti kuitenkin kertoo, että viranhaltijat ja luottamushenkilöt tiedostavat oman kuntansa tilannekuvan kohtuullisen hyvin, ja kunnissa on panostettu yhä vahvemmin toimintaympäristön muutosten tunnistamiseen. Tiedolla johtamisen näkökulmasta erityisen keskeistä onkin, että kunnissa kyetään ajantasaiseen tietoon perustuen luomaan yhteisiä tulkintoja ja käsityksiä ratkaistavista ongelmista ja tarvittavista toimista – sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä.

Olemme MDI:ssä työskennelleet kuntien ja julkishallinnon asiantuntijoiden kanssa vuosikaudet. Tässä työssä olemme huomanneet, että huolimatta tiedon hyvästä saatavuudesta sen paketointi ja saattaminen päätöksenteon sekä jatkuvan työnteon ja kehittämisen tueksi on liian usein satunnaista ja käsipelillä tehtävää työtä. Lisäksi kunnista puuttuvat yhtenäiset työkalut erityisesti aluekehityksen seurantaan. Hieman liioitellen voidaan sanoa, että tiedon siirtyminen tilastoviranomaisen tietokannoista ja taulukoista todelliseen laajamittaiseen tiedon hyödyntämiseen on edelleen valovuoden päässä.

Kunnissa tuhlataan resursseja tilastojen pyörittämiseen käsityönä, vaikka työn voisi antaa robotille

Valtaosassa Suomen kuntia tietoperusta strategiatyön tueksi ja esimerkiksi aluekehitystä koskeva tieto kootaan ja jalostetaan pitkälti edelleen käsityönä. Näin ollen tietotyöhön käytetystä ajasta suurin osa menee tiedon hakuun ja käsittelyyn sekä esitysten laadintaan ja tietoteknisten ratkaisujen käyttöön. Verorahoja tuhlaantuu ja olennaista ihmistyövoimaa menee hukkaan vielä nykypäivänä lähes kaikissa kunnissa sellaiseen tiedonhakuun ja kokoamiseen, jonka robotti kykenee hoitamaan sekunnin murto-osissa. Vieläpä täysin hullua on se, että kaikki murehtivat ja käyttävät aikaa asioihin, jotka voitaisiin ratkaista yhtenäisemmin.

Tämä ei koske vain niitä muutamia datanikkareita, jotka pyörittävät tietokantoja ja louhivat olennaista tietoa muiden käyttöön, vaan kaikkineen esimerkiksi kuntien johtoryhmiä ja luottamushenkilöitä, joiden tulisi saada nopeasti olennaista perustietoa kunnasta käyttöönsä. Lisäksi tieto ei päivity useinkaan (automaattisesti), ja ajankohtaisinta tietoa ei ole juuri oikealla hetkellä nopeasti käytettävissä. Usein toimialoittainen ja sektorikohtainen tieto ei muodosta kokonaiskuvaa, ja tieto on vaikeasti hyödynnettävää johtamisessa.

Kunnat ovat lähteneet ilahduttavalla aktiivisuudella mukaan esimerkiksi VM:n kannustamana edistämään digitaalisia tiedolla johtamisen ratkaisuja. Ydinongelma tietojohtamisessa eivät ole kuitenkaan itse tietotyökalut, vaan totutut ja perinteiset toimintatavat tiedon hyödyntämisessä. Nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä ei riitä vain kerran vuodessa tai neljä kertaa vuodessa tilannetiedon kokoaminen yhteen. Tietoa on opittava hyödyntämään, ja uusin tieto on saatettava nopeasti kaikkien sitä työssään ja päätöksissään tarvitsevien tueksi. Lisäksi yhä tärkeämpi osa on saattaa tieto myös kuntalaisten ja muiden sidosryhmien saataville ja tilannekuvan tueksi. Toimintatapojen uudistamisessa ollaan vielä näiltä osin hyvin alkutaipaleella.

Kunnan strategiaa tarkasteltaessa olisi siis hyvä aika päivittää kunnissa sekä tiedolla johtamisen työkalut että toimintatavat vastaamaan ajan vaatimuksia.

Miten ajantasaista kuntatietoa voisi hyödyntää tehokkaammin ja laajemmin tiedolla johtamisessa?

MDI:n ja Robonomist Oy:n kehittämä Kuntakortti on palvelu ja tietojohtamisen työkalu, jossa on ratkottu edellä kuvattuja kuntien tiedolla johtamisen haasteita. Palvelussa on yhdistetty voimat asiantuntijatyön automatisointiin keskittyvän Robonomist Oy:n kanssa, ja näiltä pohjilta syntyi täysin uudenlainen palvelu, jolle ei juurikaan löydy esikuvia. Kuntakorttiin on koottu kaikki keskeisimmät kunnan aluekehitystä kuvaavat mittarit. Tekoäly hakee mm. Tilastokeskuksen, Kelan, Verohallinnon ja THL:n avoimista ja maksullisista tietokannoista joka päivä valtavan määrän tilastotietoa ja visualisoi keskeiset tiedot helposti luettavaan ja ymmärrettävään muotoon.

Robotti päivittää Kuntakortin sisältöä automaattisesti, ja Kuntakortin tiedot ovat aina ajan tasalla ja tarkistettu. Tavoitteena on tarjota kuntien työntekijöille, kuntalaisille ja kuntapäättäjille kokonaisvaltainen selkeä tilannekuva yhdellä silmäyksellä valmiissa paketissa. Kuntakortti on saatavilla kaikille Suomen kunnille. Lisäksi jokaiselle 18 maakunnalle on rakennettu laajennettu maakunnallista kehitystä koskeva tietopaketti.

Kuntakortin 8 käytännön hyötyä kunnille

• Tieto on nopeasti ja helposti käytettävissä – sekä sähköisesti että printtinä, riippumatta käytössä olevista välineistä.
• Tiedon demokratisointi. Tieto on koottu valmiiksi helposti omaksuttavaan muotoon — ei vain alan asiantuntijoiden ja datanikkareiden käyttöön. Luottamushenkilöt ja “tavalliset kansalaiset” käyttävät Kuntakorttia ketterästi, sillä se on upotettavissa suoraan vaikkapa verkkosivuille (ks. vaikkapa Äänekosken esimerkki tai Etelä-Karjalan maakuntakortti) tai jaettavissa sosiaalisessa mediassa.
• Tietotyön painotus siirtyy tiedon tulkintaan. Kuntakortin hinta säästyy takuuvarmasti vuoden aikana, sillä työntekijöiltä ja luottamushenkilöiltä ja muilta kuntatietoa tarvitsevilta säästyy vuodessa yhteenlaskettuna useampia työpäiviä tiedon hakemisessa, käsittelyssä ja erilaisten esitysten kokoamisessa.
• Tieto on koottu eri tietolähteistä ja -alustoilta omaa kuntaa koskevaan pakettiin. Graafit ja tekstit on räätälöity helppolukuisiksi.
• Kuntakorttia päivitetään joka päivä – tiedot ovat jatkuvasti ajan tasalla.Tieto on myös validoitu ja tarkistettu.
• Kunta saa halutessaan myös automaattisesti päivittyvän Excel-datan ja PPT-esityksen sekä painokelpoiset kuvat Kuntakortin sisällöstä käyttöönsä. Lisäksi kuntakortti on saatavilla myös ruotsiksi ja englanniksi. Näin tieto on helposti hyödynnettävissä myös eri tarkoituksiin.
• Kuntakortti on ladattavissa ja saatavilla suoraan sähköisen linkin takaa ja kunnan omalta sivustolta saa kaiken lisämateriaalin. Aikaa ei kulu turhiin kirjautumisiin. Lisäksi Kuntakortti-uutiskirjeen voivat tilata kaikki halukkaat kunnassa. Uutiskirjeen mukana halukkaille kilahtaa uutta tietoa sähköpostiin kuukausittain.
• Älykkäät kuntavertailut auttavat hahmottamaan, miten omalla kunnalla menee suhteessa muihin. Kuntakorttiin on valittavissa keskeiset verrokkikunnat, joihin oman kunnan kehitystä on fiksu verrata ja suhteuttaa. Kuntakortin loppuun tilaaja saa halutessaan neljä sivua vertailutietoa, missä indikaattoreissa kunnalla menee hyvin ja missä ei suhteessa vertailukuntiin ja koko maahan. Tekoäly poimii ja palvelu esittelee vertailutaulukot siinä järjestyksessä, missä kunta sijoittuu parhaimmin, mikä helpottaa tekemään nopeaa tulkintaa kehityksestä.

Tiedon etsinnästä ja kokoamisesta vapautuvan ajan voi käyttää tiedon tulkintaan, johtopäätöksiin ja toimenpiteisiin.