Blogi: Onko virtuaalifasilitointi tullut jäädäkseen?

Viime viikkoina puheeseemme on hiipinyt uusi normaali. Se pitää sisällään ajatuksen digiloikasta, jonka monet ihmiset ja organisaatiot pakon edessä ottivat. Käytännössä se on tarkoittanut kotisohvalta vedettyjä viikkopalavereita, verkkoalustoilla yhdessä työkaverien tai asiakkaiden kanssa työstettyjä tekstejä ja isojenkin ryhmien kokoontumisia verkkotyöpajoihin, webinaareihin tai kokouksiin. Joskus kameraan eksyneet perheenjäsenet tai toimistokoiran haukahdukset ovat elävöittäneet tapaamista – ja näyttäneet välähdyksiä siitä kotielämästä, joka normaalioloissa jää neljän seinän sisälle.

MDI Akatemian toinen tapaaminen järjestettiin verkossa webinaarina.

Meilläkin siirryttiin heti poikkeusajan alussa käyttämään uusia etävälineitä ja opeteltiin täyttä häkää hyödyntämään paremmin vanhoja järjestelmiä, joita jo käytimme. Menestyksekkääksi reseptiksi onnistuneeseen etätyöpajaan olemme todenneet Zoomin ja  Howspacen yhdistelmän, jossa Zoomin kautta hoidetaan keskustelut ja verkkoalustalla tehdään ryhmätyöt. Business Finlandin osarahoituksella selvitämme huhti-toukokuussa lisää etätyövälineiden ja -alustojen mahdollisuuksia työpajakäytössä.

Miten virtuaalifasilitointi eroaa paikan päällä -fasilitoinnista?

Kokemuksemme mukaan vetäjän hyvä valmistautuminen ja selkeät tehtävänannot korostuvat etenkin virtuaalisissa tilaisuuksissa, ja esimerkiksi ennakkoon jaettu työpohja voi auttaa osallistujien orientoitumista työskentelyyn. Luonnollisesti työpajan tavoite on tärkeää viestiä osallistujille. Vireystilan ylläpitäminen vaatii erilaista otetta kuin face to face -pajoissa, ja työskentelyn rytmityksellä onkin iso merkitys. Taukoja on muistettava varata jaloittelulle ja huoltotoimenpiteille (kahvi, vessa). Ja vaikka tilaisuus olisikin viety verkkoon, on kyse edelleen ihmisistä: olemme erilaisia, joten tärkeää on mahdollistaa erilaisia osallistumisen tapoja – puhumista, kirjoittamista ja kuuntelemista.

Virtuaalimaailmassa työskentely tuo joitain hyötyjä. Olemme olleet erityisen iloisia siitä, että virtuaalifasilitoinnin avulla olemme saaneet järjestettyä aikataulun mukaisesti asiakkaillemme tärkeät työpajat, ja hankkeet ovat voineet edetä huolimatta siitä, että emme ole päässeet tapaamaan kasvokkain. Verkossa järjestetyt työpajat ovat virtaviivaisia, aikaa säästyy, kun ei tarvitse matkustaa ja post it -lappuralli jää pois. Tuloksetkin dokumentoituvat suoraan, mikä säästää aikaa. Osallistujien ei tarvitse onneksi olla tietotekniikkaneroja, vaan nykyiset välineet ovat melko helppokäyttöisiä, ja ne mahdollistavat jopa pienryhmätyöskentelyn verkossa.

Etätyöpajassa yhteinen ymmärrys rakentuu verkon avulla

Parhaimmillaan etätyöpaja on tapa osallistua yhteiseen tekemiseen. Olemme saaneet osallistujilta muun muassa tällaisia kommentteja etänä vedetyistä työpajoista ja webinaareista:

  • “Virtuaalinen työpaja oli hyvä kokemus ja tekniikka toimi koko ajan.”
  • “Erittäin kätevä pienryhmätyöskentelyä varten.”
  • “Mahtavaa nähdä, että työpajatyöskentely sujuu näin hyvin etätyöskentelyvälineillä. Tehokasta!”
  • “Huomasin yhden ison plussan: ryhmiin siirtymisiin ei mennyt ollenkaan liikaa aikaa, mikä tapahtuu aina livetilanteissa :)”
  • “Etukäteen 3 h työpaja kuulosti puuduttavalta. Ei ollut puuduttava: veditte hyvin, materiaali mielenkiintoista ja tultiin kukin kuulluksi ja nähdyksi tavalla joka sopi kullekin meistä. Kiitos.”

Ihmisten kohtaamista kasvokkain ei voita mitään, mutta poikkeustilanteessa virtuaalimaailma on tuonut moneen työpajaan ja palaveriin vuorovaikutuksen mahdollisuuden – edes näyttöjen ja luurien kautta. Kiittäkäämme siis teamseja ja zoomeja siitä, että pyörät ovat ainakin osittain pysyneet pyörimässä omissa ja asiakkaidemme hankkeissa.

Kenties tästä ajasta jää jälkeen pienempi kynnys siirtää tilaisuuksia verkkoon, mikä näkyy ravintolavaunussa vietettyjen tuntien, junan hitaan verkkoyhteyden otsalle kohottamien hikikarpaloiden ja autolla liikennevaloissa vietetyn ajan vähenemisenä, kun ei tarvitse matkustaa työpajaan. Ja saa olla kotona villasukissa.

Kirjoittajat

Marjo Alaviitala ja Henrika Ruokonen