Blogi: Viidellä askeleella paremmin tiedolla johdettuihin kaupunkeihin – esimerkkinä päiväkotien ja koulujen palveluverkko

Tampereella on tällä viikolla kohistu koulujen ja päiväkotien tulevista sijainneista. Tampereen kaupunki on ollut jo vuosikausia Suomen kuntien kärkeä, kun puhutaan tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen kehittämisestä, mutta tästä päämäärätietoisesta toiminnasta huolimatta todellinen läpimurto monimutkaisten asiakokonaisuuksien osalta tietoperustaiseen (data driven) päätöksentekoon on mielestäni vielä tekemättä. Taloustilanne on vaikea ja edelleen velkaantuvan kaupungin päätöksenteko saa kritiikkiä. Kuntalaiset kysyvät, miksi kaupunki investoi muun muassa tunneliin, ratikkaan, kansiareenaan, älykaupunginosaan (Hiedanrantaan), mutta samanaikaisesti kaupunki tuskailee peruskorjauksen tarpeessa olevien koulukiinteistöjen kanssa korjausvelan kasvaessa ja suunnittelee kouluverkon supistamista. Alla olevasta taulukosta käy ilmi, että päiväkoti- ja kouluverkon kiinteistöomaisuuteen joudutaan investoimaan kymmeniä miljoonia joka vuosi.

Näin uutena MDI:n asiantuntijana tartun heti aiheeseen, joka herättää tällä hetkellä laajasti keskustelua myös muuallakin kuin Tampereella. Tarkastelen aihetta erityisesti suurimpien kaupunkikeskusten näkökulmasta, joissa palveluverkon toiminnasta ja suunnittelusta muodostuva kokonaisuus on monimutkainen palapeli, joka vaatii koordinoitua yhteistyötä yli palvelualuerajojen, sekä hyvin johdettua ja suunniteltua kokonaisvaltaista liiketoimintatiedonhallintaa (business intelligence). Organisaatioiden toimivasta tiedolla johtamisen (knowledge management) kulttuurista ei voida puhua ennen kuin sen tiedon hyödyntämiseen liittyvä perusta on toteutettu huolellisesti, ja päätöksenteko perustuu todella sen tieto-omaisuuden kokonaisvaltaiseen hyödyntämiseen, joiden päällä kunnat ja valtio nyt yhdessä istuvat.

Taulukko 1. Tampereen kaupungin talousarvioehdotuksen 2018 talonrakennushankkeiden investointisuunnitelma vuosille 2018-2012

Jatketaanpa vielä Tampereella. Aihe on räjähdysherkkä, jos tulevaisuuden kaupunkiin tehtäviä investointeja ja nykyisten palveluiden järjestämiseen käytettäviä rahoja aletaan vertailemaan keskenään. Tämä vastakkainasettelu johtaa kuitenkin helposti harhateille, sillä kaupunkirakenteeseen tehtävien investointien osuus juoksevista kuluista on vähäinen, eivätkä ne ole todellinen syy taloudelliseen kriisiin ja siten kaupungin tarpeeseen löytää säästöjä. Tiivistäen voidaan todeta, että heikon taloudellisen tilanteen taustalla ovat palveluiden järjestämiseen liittyvien kulujen kasvu voimakkaammin kuin uusien investointien mahdollistaman kaupungin kasvun mukanaan tuomat lisätulot. Kun tätä on jatkunut jo useamman vuoden ja samanaikaisesti valtio on leikannut kuntien valtionosuuksia runsaasti viime vuosina, ei kasvavien menojen kattamiseksi löydy riittävästi omaa pääomaa. Niin, ja olihan meillä se taantumakin.

Sama ongelma toistuu lähes kaikissa Suomen kunnissa ja kaupungeissa. Yhtälö ei ole helppo ratkaistavaksi, mutta näkemykseni mukaan hyvällä tiedonhallinnalla ja koordinoidulla yli palvelurajojen yltävällä informaatiojohtamisella voitaisiin tukea sekä palvelutilaverkon pitkän aikavälin kiinteistö- ja tilaomaisuuden hallintaa että palvelujen järjestämisen toteuttamista ja suunnittelua. Täten voitaisiin säästää miljoonia euroja lyhyellä aikavälillä muun muassa ja jopa satoja miljoonia pitkällä aikavälillä, jos kiinteistö- ja tilaomaisuuden hallintaan liittyvät kuluerät saataisiin hallintaan ja palveluverkon uudistamiseen liittyvät investoinnit kohdennettua alueellista palvelukysyntää vastaavaksi oikea-aikaisesti. Lisäksi tulisivat vielä kustannushyödyt palvelujen järjestämisen tehostuessa ilman palvelujen laadun heikentymistä. Niin, ja olihan siitäkin hyötyä, että kaupungin asiantuntijoiden ei tarvitsisi jatkuvasti tehdä niitä selvityksiä tai että koulujen rehtorien ja päiväkotien johtajien ei tarvitsisi vuosittain kokoontua pöydän ääreen tekemään koulujen oppilaspaikkajakoihin liittyvää paperityötä, manuaalisesti.

Tällä hetkellä palveluverkon johtamiseen ja suunnitteluun tarvittava tieto on hajallaan eri tietojärjestelmissä, sekä siellä täällä asiantuntijoiden koneilla ja verkkolevyille tallennetuissa erillisissä Excel-taulukoissa ja muissa tiedostoissa. Luettelen muutamia esimerkkejä, jotta tarvittavasta tietokokonaisuudesta ja sen hallitsemisen haastavuudesta saa edes hiukan paremman käsityksen. Koulujen oppilasmäärät ja ryhmätiedot ovat oppilastietojärjestelmässä, päiväkotien asiakassopimukset ja täyttöasteeseen liittyvät tiedot ovat omissa järjestelmissään, kiinteistöomaisuuden, esim. koulurakennusten ja päiväkotien kuntoon sekä muihin teknisiin ominaisuuksiin, kuten ilmanvaihdon kapasiteettiin liittyvät tiedot ovat kiinteistö- ja tilahallinnan järjestelmissä, rakennusten perustiedot, kuten niiden valmistumisvuosi ja sijainti sekä rakennuslupa-asioihin liittyvät tiedot ovat yhdistelmä rakennusrekisterin ja osoiterekisterin sisällöistä, ja niin edelleen. Lisäksi palveluverkon alueellisen kysynnän ja koulujen kapasiteetin yhteensovittamiseksi tarvitaan tieto oppilaiden kotiosoitteista, jotta oppilaat voitaisiin sijoittaa ensisijaisesti omaan lähikouluunsa, samoin koulumatkapäätösten tekemisessä tarvitaan tieto koulu- ja oppilasverkostosta. Näiden lisäksi eri asuinalueiden tulevaisuuden palvelutarpeen arvioimiseksi tarvitaan tieto kaavahankkeista ja tulevaisuuden asuntorakentamisen sijoittumisesta, volyymeistä ja ajoituksesta. Viimeksi mainitut kaupunkisuunnitteluun liittyvät tiedot toimivat lähtötietona väestöennusteen laatimiselle, jossa tulee tietenkin huomioida myös olemassa olevan väestörakenteen dynamiikkaa ja tämä tieto on taas pohjatietoa tulevaisuuden kouluverkon skenaariotarkasteluille. Asiaa monimutkaistaa vielä se, että kaupunkisuunnittelun pitkän aikavälin visioihin liittyy aina tietynasteinen epävarmuus, kuten se, että kaupunkien suunnittelemat asuinrakentamisen hankkeet voivat kariutua esimerkiksi poliittiseen päätöksentekoon tai valtion maankäytön ja ympäristöviranomaisten linjauksiin.

Monimutkaistako? Pystyt varmasti kuvittelemaan, minkälainen työmäärä tarvitaan palveluverkkoselvityksissä tai palveluverkkosuunnittelussa tarvittavien lähtötietojen keräämiseen. Sama työ tulisi toistaa ainakin vuosittain, että johtajat pystyisivät paremmin johtamaan palvelukokonaisuutta ja ennakoimaan siihen tehtäviä muutoksia. Ja vaikka kaikki palveluiden tilannekuva-arvion tai suunnittelutyön pohjalle tarvittava tieto saataisiinkin kerättyä, niin kaiken hyvän lisäksi eri järjestelmissä olevia tietoja ei pystytä kunnolla yhdistämään, sillä tietojärjestelmien tietosisältöjä ei hallita ydintietojen hallinnan (Master Data Management) periaattein. Tätä kokonaisuutta ei kyetä riittävän hyvin ottamaan huomioon myöskään osana kaupunkien kokonaisarkkitehtuuria, eikä sille alisteisia järjestelmä-, tieto- ja toiminta-arkkitehtuureja, mutta ei myöskään tietotuotannon suunnittelussa ja johtamisessa. Nykyisellään järjestelmien ja tietojen hyödyntämiseen liittyvät kehittämishankkeet (kuten digi- ja smart city-ohjelmat) ovat liian irrallisia tästä kuntien järjestämisvastuulla olevasta poikkihallinnollisesta palvelukokonaisuudesta. Sotemaku-uudistuksen mennessä läpi, tämän kokonaisuuden hallinta korostuu kuntien työssä entisestään.

Lopuksi tiivistän tähän tärkeimmät toimenpide-ehdotukset, joiden avulla voidaan puuttua nykyisiin tiedonhallinnan haasteisiin:

1. Strategisessa johtamisessa on satsattava enemmän informaatiojohtamisen / liiketoimintatiedonhallinnan (business intelligence) edistämiseen, jotta tiedolla johtamisen ympärille kasatut odotukset voidaan lunastaa.

2. Kunnilta ja kaupungeilta tarvitaan palvelujen toteuttamisen seurantaan ja suunnitteluun kokonaisvaltainen ydintietojenhallinnan (Master Data Management) visio, sen toteuttamissuunnitelma. Tämä suunnitelma ja kaupungin kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet tulee huomioida kaikissa tietojenkäsittelyyn liittyvissä kehittämishankkeissa (kuten digi- ja smart city-ohjelmissa). Tietovirtojen käsittelyn automatisointi tulee ottaa osaksi kaikkia datakehittämishankkeita.

3. Kaupunki- ja kuntaorganisaatioissa tarvitaan riittävää resursointia tiedonhallintaan liittyen. Se on nostettava yhtä tärkeäksi osaksi jokaisen yksikön toimintaa kuin henkilöstö- ja taloudenhallinta.

4. Kuntien tulee tuottaa ja kehittää tieto-omaisuuttaan erityisesti kaupungin tulevaisuuden asuntotuotannon sijoittumiseen, volyymeihin ja ajoittamiseen liittyen, ja nämä tulee kytkeä kiinteästi investointien suunnitteluun ja talouden tasapainottamiseen. Kaupunkien kasvuskenaariot tulee mitoittaa realistisesti talouden raamit huomioiden.

5. Lisäksi tietojen hyödyntämiseen liittyvää lainsäädäntöä on kehitettävä siten, että eri järjestelmissä olevien raakadatojen päälle voidaan toteuttaa kokonaisuuksia yhdisteleviä dataperustaisia tilannekuvapalveluja ja data-analytiikkaa.

Jouko Järnefelt

Jouko työskentelee MDI:llä aluekehittämiseen ja kaupunkisuunnitteluun liittyvän data-analytiikan kehittäjänä. Aiemmin hän toimi Tampereen kaupungilla Tietojohtamispalvelut-yksikössä analyytikkona sekä tiedolla johtamisen kehittämistehtävissä. Jouko teki Tampereelle kaupungille kouluverkon skenaario- ja optimointitarkastelun 11.9.2018 julkistettuun Päiväkoti- ja kouluverkkoselvityksen 2018 liitemateriaaliin.